撰文:Aiya & Lulu Keng  / 編輯:OCF Lab

一年以前,全球應該沒想到,線上會議會成為工作的主要模式,除了內部討論、夥伴分享必須使用線上會議平台,當確定全球都深陷 COVID-19 疫情且短期解封無望後,全球各大小研討會、講座、活動也在 2020 下半年集體在網路世界爆發。

疫情時代:大量遠距溝通,線上會議順暢進行有撇步

雖然台灣在各方努力之下仍然維持實體運作,但組織線上會議已經成為這個時代和走跳全球的必備技能,如何透過小小的視窗,讓各地透過網路連線的參與者保持專注?如何在線上創造得以互動交流的氛圍?這些難題都成為線上會議組織者的考驗。 OCF Lab 參考國外夥伴相關分享,為大家整理幾個舉辦線上會議的建議方案:

1. 一定要安排議程或是清楚會議目的

對會議可以達成的結果要務實,設定討論時間長度及要討論的問題,無論會議或長或短都適用。

2. 筆記要用線上文件,並先確認誰做筆記

建立共筆或是輪流做筆記的文化,不要總是女性或是助理做筆記!

3. 事先準備一些問題

聽眾聽完東西可能還在消化,一時之間提不出什麼問題,這時主持人或講者可以準備一些問題帶領討論,這情況尤其容易發生在線上分享會。

4. 要有共同/聯席主持人

在線上會議尤其重要。避免某主持人網路失聯,整場陷入可怕的靜默中;會議中若有人強烈主導會議,共同主持人也能適時切入;若會議較大型,共同主持人也能幫忙確認每個人的意見是否都有呈現,減少單一主持人的壓力。

5. 沈默不代表同意

舉辦線上會議時,提問後的靜默雖然讓人尷尬,但並不壞事,有時靜默代表與會者正在思考。

6. 克服技術障礙

用會議開始的五分鐘和與會者解釋技術規則,例如要講話可以按舉手鍵。

7. 在線上會議開始前的 15 分鐘先上線測試能否成功使用平台以排除有技術障礙

  • 指定一個人提供技術幫助:有時 wifi 無法正常運作,有時簡報沒有正常呈現,指定一個人解決技術問題,報告者/主持人繼續處理會議,才不會整個會議都被技術問題卡住。
  • 增加互動:BigBlueButton 有線上投票機制,可以先設定問題讓觀眾投票,是很好製造互動的方式。

8. 正式會議前後的「登入暖身」 和 「提問總結」 幫助參與者聚焦會議

線上會議,大多是在同一個場域坐在同一台電腦前參加,因此,如何讓參與者從跳出的新郵件訊息和工作瑣事中抽離,專心投入會議,一直是線上會議的一大挑戰。因此,不只是正式會議議程重要,會議前後的安排也同樣重要。

建議應該在會議開始的前幾分鐘安排 「登入暖身」,由主持人邀請參與者先分享想法或是對今天會議的期待,除了可以啟動參與者專心思考關於會議的主題,也可以讓主持人或會議主辦方了解大家參與此次會議的狀態,預先掌握如何在過程中協助參與者投入議程或加入討論。在登入暖身階段可以詢問的方向包括:關於今天的議程,你有什麼參與期待?今天在忙什麼,需要暫停什麼事好讓你專心參與會議?

與會者可能在會議尾聲時才開始熱絡、想法開始萌芽蔓延,如何延續會議效果呢?建議可以用 「提問總結」收尾,除了一般的開放式問答,主持人可以引導的更準確,例如直接詢問參與者,哪些你在意的話題沒有討論到?有哪些與今天討論有關的「下一步行動」可以做?讓參與者了解這次會議的進程,並對聽到的資訊更銘記於心。

疫情之後:實體活動搭配線上交流,建立更深刻的連結

礙於疫情,全球各活動紛紛不得不轉為線上舉辦,但也讓大家進一步熟悉各類線上互動工具;線上參與的方式,讓許多本來沒資源飛出國、沒時間四處移動的各地參與者,得以坐在家中參加國際上大大小小的會議。

然而,過了大半年,密集且大多一成不變的線上會議,也讓大家倍感疲憊,對於坐在同一位置、同樣電腦前長時間聽講接受大量資訊,參與者也越來越難以提起興趣和消化。在增加線上會議的效果之外,也有不少關於釐清線上會議應有的本質和功能的討論。

1. 無論怎麼設計線上會議,就是不可能取代實體活動

許多時候,會議設計者會希望把以往實體活動的分組、寫白板、交流打招呼等互動轉成線上版。然而,我們必須認清,這些線上操作可能無法幫助會議討論,因為這些注重人與人互動的設計,得在面對面時才有效果。

2. 線上會議或許保持簡單就好

單一的視窗,單刀直入的分享和訊息交流,或許是線上會議最好發揮的模式。當然,會議一成不變很無聊,但或許大部分的線上會議,都只是因應無法面對面討論而產生的權宜方案,因此簡單、直接達到目的或許能減少無謂的腦力消耗。

3. 良好的線上會議成果,往往奠基於過往的線下實體串連和平日連結旺盛

許多討論熱烈、有精彩產出的線上會議,都有一群核心參與者,他們以前曾經面對面討論過,因此能夠僅靠線上交流串起更深的互動。又或者,他們平日就有社群得以常常聯繫,因此在會議時能快速跟上脈絡,產出下一步的行動。

見面三分情,即使疫情結束後實體活動會逐漸活躍,大家仍可善用線上會議與活動的經驗,促進更良好的夥伴串連。線上與線下的活動若搭配得宜,能產出良好的效果:在實體活動締結的連結,若能搭配線上平台維持日常的交流,可望在重點大會上促成更多深度的國際與跨團體合作。

參考閱讀:

Power Dynamics and Inclusion in Virtual Meetings

Resources for Online Facilitation

實體聚會開天窗?這篇教你怎麼舉辦線上研討會

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