撰文：Aiya & Lulu Keng / 編輯：OCF Lab
一年以前，全球應該沒想到，線上會議會成為工作的主要模式，除了內部討論、夥伴分享必須使用線上會議平台，當確定全球都深陷 COVID-19 疫情且短期解封無望後，全球各大小研討會、講座、活動也在 2020 下半年集體在網路世界爆發。
疫情時代：大量遠距溝通，線上會議順暢進行有撇步
雖然台灣在各方努力之下仍然維持實體運作，但組織線上會議已經成為這個時代和走跳全球的必備技能，如何透過小小的視窗，讓各地透過網路連線的參與者保持專注？如何在線上創造得以互動交流的氛圍？這些難題都成為線上會議組織者的考驗。 OCF Lab 參考國外夥伴相關分享，為大家整理幾個舉辦線上會議的建議方案：
1. 一定要安排議程或是清楚會議目的
對會議可以達成的結果要務實，設定討論時間長度及要討論的問題，無論會議或長或短都適用。
2. 筆記要用線上文件，並先確認誰做筆記
建立共筆或是輪流做筆記的文化，不要總是女性或是助理做筆記！
3. 事先準備一些問題
聽眾聽完東西可能還在消化，一時之間提不出什麼問題，這時主持人或講者可以準備一些問題帶領討論，這情況尤其容易發生在線上分享會。
4. 要有共同/聯席主持人
在線上會議尤其重要。避免某主持人網路失聯，整場陷入可怕的靜默中；會議中若有人強烈主導會議，共同主持人也能適時切入；若會議較大型，共同主持人也能幫忙確認每個人的意見是否都有呈現，減少單一主持人的壓力。
5. 沈默不代表同意
舉辦線上會議時，提問後的靜默雖然讓人尷尬，但並不壞事，有時靜默代表與會者正在思考。
6. 克服技術障礙
用會議開始的五分鐘和與會者解釋技術規則，例如要講話可以按舉手鍵。
7. 在線上會議開始前的 15 分鐘先上線測試能否成功使用平台以排除有技術障礙
- 指定一個人提供技術幫助：有時 wifi 無法正常運作，有時簡報沒有正常呈現，指定一個人解決技術問題，報告者/主持人繼續處理會議，才不會整個會議都被技術問題卡住。
- 增加互動：BigBlueButton 有線上投票機制，可以先設定問題讓觀眾投票，是很好製造互動的方式。
8. 正式會議前後的「登入暖身」 和 「提問總結」 幫助參與者聚焦會議
線上會議，大多是在同一個場域坐在同一台電腦前參加，因此，如何讓參與者從跳出的新郵件訊息和工作瑣事中抽離，專心投入會議，一直是線上會議的一大挑戰。因此，不只是正式會議議程重要，會議前後的安排也同樣重要。
建議應該在會議開始的前幾分鐘安排 「登入暖身」，由主持人邀請參與者先分享想法或是對今天會議的期待，除了可以啟動參與者專心思考關於會議的主題，也可以讓主持人或會議主辦方了解大家參與此次會議的狀態，預先掌握如何在過程中協助參與者投入議程或加入討論。在登入暖身階段可以詢問的方向包括：關於今天的議程，你有什麼參與期待？今天在忙什麼，需要暫停什麼事好讓你專心參與會議？
與會者可能在會議尾聲時才開始熱絡、想法開始萌芽蔓延，如何延續會議效果呢？建議可以用 「提問總結」收尾，除了一般的開放式問答，主持人可以引導的更準確，例如直接詢問參與者，哪些你在意的話題沒有討論到？有哪些與今天討論有關的「下一步行動」可以做？讓參與者了解這次會議的進程，並對聽到的資訊更銘記於心。
疫情之後：實體活動搭配線上交流，建立更深刻的連結
礙於疫情，全球各活動紛紛不得不轉為線上舉辦，但也讓大家進一步熟悉各類線上互動工具；線上參與的方式，讓許多本來沒資源飛出國、沒時間四處移動的各地參與者，得以坐在家中參加國際上大大小小的會議。
然而，過了大半年，密集且大多一成不變的線上會議，也讓大家倍感疲憊，對於坐在同一位置、同樣電腦前長時間聽講接受大量資訊，參與者也越來越難以提起興趣和消化。在增加線上會議的效果之外，也有不少關於釐清線上會議應有的本質和功能的討論。
1. 無論怎麼設計線上會議，就是不可能取代實體活動
許多時候，會議設計者會希望把以往實體活動的分組、寫白板、交流打招呼等互動轉成線上版。然而，我們必須認清，這些線上操作可能無法幫助會議討論，因為這些注重人與人互動的設計，得在面對面時才有效果。
2. 線上會議或許保持簡單就好
單一的視窗，單刀直入的分享和訊息交流，或許是線上會議最好發揮的模式。當然，會議一成不變很無聊，但或許大部分的線上會議，都只是因應無法面對面討論而產生的權宜方案，因此簡單、直接達到目的或許能減少無謂的腦力消耗。
3. 良好的線上會議成果，往往奠基於過往的線下實體串連和平日連結旺盛
許多討論熱烈、有精彩產出的線上會議，都有一群核心參與者，他們以前曾經面對面討論過，因此能夠僅靠線上交流串起更深的互動。又或者，他們平日就有社群得以常常聯繫，因此在會議時能快速跟上脈絡，產出下一步的行動。
見面三分情，即使疫情結束後實體活動會逐漸活躍，大家仍可善用線上會議與活動的經驗，促進更良好的夥伴串連。線上與線下的活動若搭配得宜，能產出良好的效果：在實體活動締結的連結，若能搭配線上平台維持日常的交流，可望在重點大會上促成更多深度的國際與跨團體合作。
參考閱讀：
Power Dynamics and Inclusion in Virtual Meetings
Resources for Online Facilitation
OCF Lab 開放實驗室 